Vandentempel: "Orders plannen uit SAP is nog nooit zo makkelijk geweest"

Jan van Hattem, technisch specialist, is erg blij met de samenwerking tussen SAP en vPlan: “Nu de koppeling staat, besparen we erg veel tijd. Al zijn we nog wel bezig met finetunen.”

Meetapparatuur Vantentempel op locatie
  • Gevestigd

    Hattem
  • Specialisatie

    Service & Montage
  • ERP

    SAP
  • Opgericht in

    1974

Vandentempel, specialist in elektrotechnische meet- en testtechniek voor de energiesector, is het eerste bedrijf dat gebruik maakt van een koppeling tussen ERP-systeem SAP en vPlan. Jan van Hattem, technisch specialist, is erg blij met de samenwerking tussen SAP en vPlan: “Nu de koppeling staat, besparen we erg veel tijd. Al zijn we nog wel bezig met finetunen.”

Het verhaal achter het bedrijf

Om volledig te kunnen begrijpen hoe de koppeling tussen SAP en vPlan precies werkt, nemen we je eerst mee in het verhaal achter Vandentempel. Hoe is het bedrijf ontstaan, wat doen ze precies en nog belangrijker: wat plannen ze?

Hiervoor spreken we met technisch specialist Jan van Hattem. Hij is al 21 jaar werkzaam bij Vandentempel en weet dus aardig wat te vertellen over het reilen en zeilen van het bedrijf. Jan vertelt ons over de oprichting van het bedrijf in 1974. Oprichter Wouter van den Tempel heeft als doel de BAUR Prüf- und Meßtechnik uit Oostenrijk op de BeNeLux-markt te vertegenwoordigen. Dat lukt: in de jaren ‘70 werd de naam BAUR een synoniem voor robuuste kwaliteit.

In 1981 nam een klant van Vandentempel, Wim Niesing, het bedrijf over. Halverwege de jaren ‘80 begon Vandentempel te groeien en werden nieuwe productgroepen en fabricaten aan het gamma toegevoegd. Inmiddels bestaat het bedrijf 49 jaar. Volgend jaar groot feest, dus!

Services Vandentempel

Jan vertelt: “We verkopen nieuwe meetapparatuur voor onder andere kabelbeproeving en -foutlokalisatie. Denk aan apparatuur om kabels door te meten, te diagnosticeren en te bepalen waar de fout zich bevindt. Dit is natuurlijk nog maar een deel van het netwerk in de elektrische infrastructuur."

"Ook voor het testen en beproeven van vermogens- en distributietransformatoren, vermogensschakelaars, beveiligingsrelais en kabelverbindingen heeft Vandentempel hoogwaardige test- en meetoplossingen. Denk hierbij aan het laag- en middenspanningsnetten, maar ook voor hoogspanningsinstallaties. Zelfs voor het meten en monitoren van de netspanningskwaliteit weten de energie-netwerkbedrijven ons te vinden en wordt al op veel belangrijke knooppunten de netspanningskwaliteit gemonitord.”

Hij gaat verder: “Daarnaast repareren en kalibreren we meetapparatuur van onze eigen fabricaten, maar ook van andere merken. Voor de kalibratie beschikken we over Fluke MET/CAL kalibratiesoftware met een specifiek portaal waarvoor klanten een eigen account hebben. Onze klanten bestaan vooral uit energiebedrijven en installatiebedrijven. Denk aan een TenneT, Liander of Enexis. We testen niet zelf, maar verkopen de benodigdheden voor bijvoorbeeld meetwagens om storingen in kabels te vinden. De meetwagens zelf verkopen we overigens ook, en daar doen we ook het onderhoud van. Kortom: verkoop, service en kallibratie. Best een aantal zaken om te plannen!”

Vandentempel met meetapparatuur op locatie

Een dag bij Vandentempel

Plantechnisch gezien heeft Jan dus best een uitdaging. We waren dan ook erg nieuwsgierig hoe een dag bij Vandentempel eruitziet voor Jan. Grappig genoeg is het altijd een verrassing hoe zijn dag verloopt. “Momenteel zijn mijn collega’s en ik bezig met het accrediteren van het kalibratielaboratorium van Vandentempel voor de NEN-EN-ISO/IEC 17025. Bij nieuwe apparaten waarvoor nog geen kalibratieprocedure bestaat, schrijf ik de procedure. Hiervoor moet ik soms dingen testen. Dan staan er allemaal apparaten om me heen. Er zijn specifieke protocollen om te testen. Daar besteed ik veel tijd aan. Daarnaast komen er regelmatig collega’s aan mijn bureau met vragen, die help ik dan verder met technische zaken. Ik ben ook KAM-coördinator. Dat maakt mijn werk interessant, afwisselend en uitdagend. Gelukkig is het planningsgedeelte nu een stuk eenvoudiger”, lacht Jan.

In zijn 21 jaren bij Vandentempel heeft Jan alle ontwikkelingen van het bedrijf meegemaakt. In 2002 is hij begonnen als technicus, waarna hij zich in 2011 Hoofd Service mag noemen. Deze ervaring gebruikt hij om de serviceafdeling aan te sturen, budgetten te bewaken, planningen te maken, opleidingsniveau van de technici up-to-date te houden, en de overige uitdagingen van de zeer dynamische serviceafdeling te managen. Inmiddels richt hij zich sinds 2021 als technisch specialist op speciale projecten en processen binnen het bedrijf. Zoals hij zelf gekscherend zegt: “Ik hoor bij het meubilair!”

Van Navision naar SAP

“Voordat we met vPlan begonnen, werkten we met Microsoft Dynamics Navision. Vervolgens werd de overstap naar SAP Business One gemaakt. We werken hiervoor samen met Logres. Omdat we behoefte hadden aan de mogelijkheid om orders toe te wijzen aan verschillende mensen en meer inzicht in onze capaciteit wensten, zochten we naar goede planning software. Logres beveelde vPlan aan vanwege het gebruiksgemak. Samen hebben we een geheel gepersonaliseerde koppeling tussen SAP en vPlan gemaakt”, vertelt Jan.

SAP en vPlan

Dat was wel een uitdaging volgens Jan. “Want wij wilden graag SAP en vPlan tegelijk live laten gaan. Gelukkig dacht vPlan goed met ons mee. Met alle partijen zijn we om tafel gegaan om te kijken wat er mogelijk was. Daarbij hadden wij natuurlijk al een lijstje met wensen. En wat bleek: alles was mogelijk. Alleen het tegelijkertijd live gaan is helaas niet gelukt. Maar inmiddels staat het en bespaart het ons ontzettend veel tijd. En dan zijn we nog bezig met finetunen, dus het wordt zelfs nog beter, verwacht ik.”

De planningsbehoeften van Vandentempel

Jan was heel precies in zijn wensen voor planning software. Op zijn lijstje stond onder andere het volgende:

  • Locaties toevoegen aan een service-aanvraag (SA);
  • Statuswijzigingen van een SA tussen vPlan en SAP over en weer inzien;
  • De mogelijkheid tot urenregistratie en inzicht hierin per technicus;
  • Interne opmerkingen en probleemoplossingen in kunnen vullen;
  • Onderdelen toevoegen aan een klantorder.

“Oftewel: in vPlan een SA vanuit SAP uitvoeren. De technicus hoeft hiervoor niet meer in SAP in te loggen. Hij kan van één tool gebruik maken en ziet precies zijn werkzaamheden en details. Alle updates van een SA moeten direct tussen vPlan en SAP heen en weer worden gecommuniceerd, zodat wij weten wanneer een order klaar is. Zo kan de sales weer een indicatie teruggeven aan een klant”, vertelt Jan.

Het orderproces

Dankzij vPlan en de nieuwe koppeling met SAP verloopt het orderproces soepel en snel. “Per order besparen we enkele minuten met het inplannen. Op een hele dag scheelt dat heel wat”, vertelt Jan enthousiast. “De verkoop neemt een order aan en zet deze in SAP met alle benodigde info. In vPlan verschijnt deze order in de backlog als een kaartje. De servicecoördinator plant deze vervolgens in en koppelt de juiste resource (technicus) eraan. Verder wordt er info aan het kaartje toegevoegd zoals de klantnaam, locatie van de apparatuur, klachtomschrijving, probleemomschrijving, interne mededelingen, een veld voor de technicus en ook wordt er een aantal statussen meegenomen.”

Een plankaartje van Vandentempel in vPlan

De samenwerking tussen vPlan en SAP vindt Jan erg prettig. “De status vanuit SAP wordt naar vPlan gestuurd en vPlan stuurt een geüpdatete status weer terug naar SAP. De technicus kan zelf de status van een serviceorder aanpassen in vPlan. Zo weten we precies wanneer een order klaar is en kunnen we de klant een veel nauwkeurigere update geven.”

Hoe wordt vPlan ingezet?

Afgezien van de kaartjes die via de koppeling met SAP binnenkomen, maakt Jan ook zelf kaartjes aan. “Deze handmatige kaartjes komen uit het kalibratiesysteem. Dat is een hele lijst. Voorheen moest dat in SAP gebeuren en dat werd middels een nulfactuur verwerkt in de administratie. Administratief is dat veel werk. Nu ik het met vPlan inplan, scheelt me dat veel tijd.”

Over de verschillende weergaven zegt Jan het volgende: “Ikzelf gebruik veel de kalenderweergave, de lijstweergave, de tijdlijn en de analyse. Sinds ik een pop-up kreeg over de nieuwe functionaliteit persoonlijke weergaven, maak ik daar dankbaar gebruik van. Ik heb meerdere kalenderweergaven. Het is veel overzichtelijker en ik heb veel meer controlemogelijkheden ten opzichte van Navision. We plannen vooral op resource en daarbij is de kalenderweergave erg handig. Elke technicus heeft zijn eigen lijst met taken. Zo ziet iedereen precies zijn werkzaamheden en is het voor iedereen glashelder wat er moet gebeuren en wanneer. Verder hebben we verschillende labels ingesteld om de orders nog duidelijker te maken. Denk bijvoorbeeld aan reparatie, serienummer, klantnaam, onderdelen bestellen, etcetera. Bij een bepaald label wordt de order automatisch gekoppeld aan de juiste collega. Echt een uitkomst”, vertelt Jan.

“We zijn tenslotte allemaal mensen, het kan altijd voorkomen dat iemand iets vergeet. vPlan helpt ons daarbij.”