Bouwdeck zet vPlan in voor planning, productie en kwaliteitscontroles

• 

• Gevestigd

  De Meern

• Branche

  Bouw

• ERP

  Standalone

• Opgericht in

  2016

Resultaten
Formulieren
Minder fouten, minder papier, meer tijdbesparing en betere kwaliteitscontrole dankzij handige digitale formulieren.

Afhankelijkheden
Door afhankelijkheden te gebruiken kunnen ze flexibel schuiven in de planning. Andere processtappen worden indien gewenst automatisch opgeschoven.

Communicatie
De interne communicatie is verbeterd: betrokkenen krijgen automatische notificaties waardoor iedereen op de hoogte blijft. Ook het contact met vPlan zelf werd als zeer prettig ervaren.

Bouwdeck zet vPlan in voor kwaliteitscontrole

Op een frisse ochtend in februari besloot het marketingteam van vPlan een ritje te maken naar het historische stadje De Meern. Behalve de rijke geschiedenis van de stad vinden we hier ook het bedrijf Bouwdeck, dat prefab dakelementen produceert.

Daarnaast maakt Bouwdeck gebruik van vPlan in combinatie met Tabletforms. Wij zijn natuurlijk ontzettend nieuwsgierig hoe zij vPlan en de formulieren precies inzetten. Tijd voor een klantverhaal!

Bouwdeck: innovatieve prefab daksystemen

Eenmaal op locatie gearriveerd worden we al opgewacht door Patrick Poelwijk. Hij is vier jaar werkzaam bij Bouwdeck en vervult de rol van werkvoorbereider en is daarnaast planner tekenkamer. Hij steekt enthousiast van wal: “Bij Bouwdeck produceren we innovatieve, prefab dakelementen voor de uitbouw van woningen. Onze elementen worden voornamelijk in de nieuwbouw toegepast. De prefab elementen bieden een groot voordeel voor aannemers, omdat de aannemer snel de steiger kan plaatsen en dus snel door kan.”

Waar liep Bouwdeck tegenaan?

Onder het genot van een heerlijke kop koffie zetten we het gesprek voort. Wat misten ze bij het inplannen van projecten waardoor zij op zoek gingen naar een nieuwe planning tool? Patrick vertelt: “Samen met mijn collega-werkvoorbereider Mitchel verdelen we de projecten die binnenkomen en zetten we deze in de planning. Ik gebruikte zelf Monday en mijn collega Dick Smidts (technisch directeur) gebruikte zelfs Excel. Ik vulde mijn planning, hij vulde de zijne en vervolgens keken we of het een beetje met elkaar klopte.”

Hij vervolgt glimlachend: “Nu raad je waarschijnlijk al: als een project enkele weken wordt uitgesteld, moest Dick zijn Excel-planning aanpassen, maar ik ook mijn planning in Monday. Grote projecten moet je soms wel 20 keer verschuiven. In Excel is dat veel handmatig werk en in Monday werkt het schuiven van projecten ook niet zo lekker. Bovendien vind ik Excel totaal niet overzichtelijk, je bent eindeloos aan het scrollen. Daarom gingen we op zoek naar een andere oplossing.”

De keuze voor vPlan

Over welke features moest de nieuwe planning tool beschikken? Patrick: “Het schuiven in de planning was een heikel punt, daar hebben we goed naar gekeken. Verder wilde ik graag een visueel aantrekkelijke planning en wilde ik checklists, lijsten en andere formulieren integreren. Mijn collega Dick wilde graag de Excel-look terugzien. Hij wil in één oogopslag zien hoeveel elementen er worden geproduceerd en wanneer de uitlevering is. Dat is allemaal mogelijk in vPlan. Ook het eindeloze scrollen was opgelost: in vPlan gebruik je gewoon de zoekbalk en dan ben je er.”

Hoe zet Bouwdeck vPlan in?

Het orderproces van Bouwdeck doorloopt 3 stappen:

1. Werkvoorbereiding;
2. Productie;
3. Uitlevering.

Weergaven in vPlan
Patrick vertelt: “In vPlan gebruiken we de tijdlijnweergave en de lijstweergave. We plannen niet op resources (mensen of machines), maar meer op weken en elementen. We kunnen ongeveer zes elementen per productielijn op een dag produceren, dat is een x aantal uur per dag. Als ze acht elementen moeten maken, zijn ze dus ongeveer anderhalve dag bezig. Zo weten we direct onze capaciteit per week.”

Automatische notificaties
Hij gaat verder: “Hoewel we niet op basis van medewerkers plannen, hebben we onze medewerkers wel gekoppeld aan orders. Zo krijgen de betrokkenen automatisch een notificatie als er iets verschuift in de planning. Ook de werkvoorbereiders krijgen een melding hiervan – dit hebben we ingesteld aan de hand van een automatisering.”

Afhankelijkheden
Voor Patrick is het belangrijk dat hij eenvoudig orders kan verschuiven in de planning. Hiervoor gebruiken zij afhankelijkheden. Patrick: “Dankzij afhankelijkheden in vPlan kunnen we heel flexibel opdrachten verschuiven in de planning. Er wordt dan automatisch rekening gehouden met eventuele andere stappen in het proces die dan ook uitgesteld moeten worden. Het uitstellen van één processtap betekent echter niet dat de volgende stap altijd wordt uitgesteld: soms zit er voldoende ruimte tussen, ook daar houdt vPlan rekening mee.”

Formulieren in vPlan

Het inplannen met vPlan gaat dus goed. Maar hoe zit het met die checklists, lijsten en andere formulieren die Patrick graag wilde toevoegen aan orders?

“We hebben onze checklists gedigitaliseerd. Eerder printten we de checklists uit, vervolgens werden deze met de hand ingevuld door de productiemedewerkers en dan weer gescand. Maar soms was het handschrift niet leesbaar, zetten ze een krul in plaats van een handtekening of vulden ze de checklist niet compleet in. Bovendien was het uitprinten, invullen en inscannen veel gedoe. We wilden inzien wie een element heeft geproduceerd en bepaalde onderdelen van de checklist verplicht invulbaar maken, zodat alles zorgvuldig wordt ingevuld”, vertelt Patrick.

Naar wens in te richten
Dankzij de samenwerking tussen vPlan en Tabletforms is het mogelijk om formulieren geheel naar wens in te richten. Hoe heeft Bouwdeck de inrichting van hun checklists aangepakt? Patrick legt uit: “Tijdens het proces met Tabletforms hebben we onze productiemedewerkers erbij betrokken. Welke velden wilden zij graag zien in het formulier? Samen hebben we zo een zeer compleet formulier samengesteld."

Ervaring op de werkvloer
"De productiemedewerkers vinden het een hele verbetering – zij hoeven nu alleen nog maar het bouwnummer in te voeren. De rest van de informatie wordt automatisch in het formulier ingevuld."

Eenvoudige materiaalregistratie
Hij gaat verder: “Verder maken we gebruik van verplichte velden. Ik krijg automatisch een mail als er een checklist is ingevuld. Zodra het formulier ‘inpakken’ is ingevuld, gaat het dakelement naar de overkant voor transport. En dan hebben we weer een order afgerond! Op de checklist hebben we ook een sectie voor materiaalregistratie. We registreren onze rubberen matten en hemelafwatering zodat we altijd weten hoeveel we nog op voorraad hebben. Altijd handig.”

Toekomstplannen met vPlan

Bouwdeck werkt sinds kort met vPlan en heeft nog grote plannen voor de toekomst. Patrick: “We willen komend jaar ook het Wkb-formulier gaan inzetten. Ook willen we nog nieuwe formulieren ontwikkelen voor de werkvloer; voor de productie en voor de montage- en servicemedewerkers. Zij kunnen dan eenvoudig op locatie formulieren gebruiken via de app op een tablet.”

Welke positieve resultaten behaalt Bouwdeck met vPlan?

Ondanks de korte tijd dat Bouwdeck met vPlan werkt, is Patrick tot nu toe vooral te spreken over de digitalisering van hun checklists. “Er hangen geen printjes meer in de productiehal. Nou ja, bijna geen printjes meer”, knipoogt hij. “De checklists, tekeningen en andere formulieren zijn straks allemaal te raadplegen via de iPad. Daar zijn we nog druk mee bezig. Ik denk dat veel tijd gaan besparen als alles eenmaal in één app staat en alles volledig digitaal is.”

Hij vervolgt: “Wat ik vooral als heel prettig heb ervaren, is het contact met zowel vPlan als Tabletforms. Als we vragen hebben kan ik altijd bij ze terecht en krijg ik binnen no time een reactie. Ja, het contact is echt heel fijn.”

Patrick, bedankt voor het gezellige gesprek en je tijd!