5 Redenen waarom tijdschrijven belangrijk is

Wat is tijdschrijven?

Laten we starten met de basis! Wat is tijdschrijven?

Tijdschrijven is het registreren van de tijd die je ergens aan besteedt. Dit taakje schiet er vaak bij in en is niet heel populair bij veel mensen. Er gaat veel tijd in zitten en het kan ook aanvoelen als een controle op je werk. Toch is een goede urenregistratie erg belangrijk binnen een bedrijf. Het geeft inzicht in vraagstukken die bij bedrijven spelen, zoals:

• Hoeveel tijd kost het om een taak te voltooien?
• Blijf ik binnen mijn projectbudget en -calculatie?
• Waar gaat de tijd van mijn medewerkers naar toe?
• Besteden mijn medewerkers tijd aan de juiste taken?
• Hoe kan ik uren verantwoorden aan mijn klanten?
• Hoe kan ik tijd efficiënter inzetten?

Maar het is ook een handige manier om te zien of je medewerkers voldoende werk hebben en zich niet vervelen. Of minstens net zo belangrijk: te veel werk en overwerkt raken. We leggen in deze blog uit waarom tijdschrijven belangrijk is, welke voordelen het oplevert en hoe je urenregistratie eenvoudiger & leuker maakt.

Waarom is het registreren van tijd belangrijk?

1. Efficiënter werken

Wanneer je je team uren laat registreren, krijg je een goed overzicht van de tijd die wordt besteed per taak of project. Uit deze gegevens kun je zien welke afdelingen goed met tijd weten om te gaan, maar ook welke afdelingen hun tijd beter kunnen besteden. Door dit bij te sturen zal een bedrijf effectiever te werk gaan. Ook krijgen medewerkers een hoger verantwoordelijkheidsgevoel. Ze krijgen zelf inzicht waar ze mee bezig zijn geweest en kunnen hierdoor patronen of trends herkennen. Mede door inzichtelijk te maken hoe lang een taak duurt en conform schatting mag duren, zullen ze betere keuzes maken en productiever werken.

2. Uren communiceren naar klant

Door middel van tijdschrijven worden alle gewerkte uren per medewerker bijgehouden. Dit kan helpen wanneer een klant hiernaar vraagt. Een goede tijdregistratie software helpt bij het maken van gedetailleerde rapporten. Zo kun je de gewerkte uren gemakkelijk en overzichtelijk communiceren naar de klant. Dit voorkomt discussies en geeft een transparant beeld richting de klant.

3. Reële planning maken

Een goede en reële planning is de basis voor een goede bedrijfsvoering. Met behulp van tijdschrijven kom je er gemakkelijk achter hoeveel tijd bepaalde taken of projecten kosten. Op basis van deze informatie kun je een reële planning opstellen. Hier voorkom je mee dat je medewerkers aan hoge werkdruk lijden.

4. Makkelijker factureren

Wanneer er met een klant wordt afgesproken om de opdracht op basis van nacalculatie uit te voeren, kan een urenregistratie niet ontbreken. Als de uren direct goed worden bijgehouden, is het achteraf niet meer nodig om deze te verzamelen. Dit bespaart je veel tijd en puzzelwerk. Daarnaast weet je zeker dat alle gewerkte uren naar de klant gefactureerd worden. Hierdoor loop je ook geen omzet mis.

5. Inzicht in rendabele projecten

Tijdregistratie software, zoals vPlan, helpt bij het omzetten van de urenregistratie in bruikbare gegevens. Met deze gegevens heb je een duidelijk overzicht van wie wat gedaan heeft, maar ook de kosten zijn gemakkelijk in kaart te brengen. Zorg ervoor dat er een helder beeld is van het budget. Met een goede tijdregistratie kun je zien waar de uren zijn gebleven en of het project winstgevend is.

Manieren van tijdregistratie

Er zijn veel verschillende mogelijkheden om werknemers hun tijden te laten schrijven. Het is belangrijk om na te gaan wat het beste bij het bedrijf past. Zo werken sommige bedrijven het liefst nog op papier, maar vaak wordt er gekozen voor een digitale optie. Hierbij kan er gedacht worden aan een Excel of Word document tot een online tijdsregistratie tool. Software voor tijdschrijven maakt het mogelijk dat er op een simpele, maar nauwkeurige manier uren voor een bepaalde taak of medewerker worden geregistreerd.

Hoe je eenvoudig uren registreert met vPlan

vPlan is de gemakkelijkste tool om je planning te visualiseren. Diverse bedrijven, van productiebedrijven tot dienstverleners, gebruiken vPlan voor het plannen van werk en resources. Zo weet iedereen precies wat er gedaan moet worden en werk je gemakkelijk samen met je team. Naast het plannen van je werk kun je met vPlan ook je werk gemakkelijk uitvoeren. Rond je werk gemakkelijk af en registreer je uren. Hieronder leggen we je uit hoe je simpel en snel je uren registreert.

De verschillende manieren van tijdschrijven

Binnen vPlan is het op drie verschillende manieren mogelijk om tijd te schrijven. Deze opties leggen we even uit.

Optie 1: Start en stop activiteiten

In een kaartje zie je voor elke aangemaakte activiteit een groen klokje. Klik op het klokje om de activiteit te starten. De timer begint automatisch te lopen. Wanneer je klaar bent stop je de timer. Automatisch wordt de tijd geschreven.

Optie 2: Tijdsduur

In het kaartje zie je binnen het onderdeel Tijdsregistratie alle tijd die tot op heden geregistreerd is. Hier heb je de mogelijkheid om zelf tijd te registreren via de optie Tijdsduur. Bij deze optie kun je een activiteit selecteren en aangeven op welke datum je hoeveel uur op de activiteit wil registreren.

Optie 3: Tijdspanne

Ook heb je de mogelijkheid om de Tijdspanne toe te voegen aan een kaartje. Bij deze optie kun je een activiteit uit het kaartje selecteren en aangeven wat de begin- en eindtijd van deze activiteit is geweest.

Urenregistratie met mobiele app

Met onze app: vPlan Go heb je de planning en uitvoer altijd in je broekzak. Met vPlan Go kun je snel en eenvoudig je gewerkte uren, pauzes en reistijd registreren. Voor jezelf of voor je team. Altijd en overal!

Makkelijk koppelen met andere software

vPlan kun je naadloos koppelen met andere software, zoals Exact, Afas, Snelstart en King. Zo krijg je automatisch je orders of projecten in vPlan en kan er gelijk gepland worden.

Registreer vervolgens gewerkte uren op je project of order. Zo kun je precies zien hoeveel tijd de orders of projecten gekost hebben. Daarnaast is het zelfs mogelijk om de geregistreerde tijden terug te sturen naar je ERP of boekhoudpakket.

Analyseer geschatte en gerealiseerde tijden

Weet precies hoeveel uren je gewerkt hebt ten opzichte van de voorgecalculeerde uren. Binnen de analyseweergave van vPlan kun je exact de geschatte en gerealiseerde tijden analyseren in een duidelijk overzicht.

Beoordeel geschreven tijd

Beoordeel geschreven uren van je collega's in het dashboard. In dit dashboard vind je alle geplande en geschreven uren van jezelf en van je team. Iedere tijdsregistratie regel heeft een status: concept, in behandeling, goedgekeurd of afgewezen. Filter bijvoorbeeld op 'in behandeling' en zie alle uren die nog beoordeeld moeten worden terug in één oogopslag.

Voeg opmerkingen toe aan je tijdsregistratie

Het is nu ook mogelijk om opmerkingen bij je tijdregistratie toe te voegen. Noteer bijvoorbeeld waarom je langer aan de opdracht hebt gewerkt dan vooraf was ingeschat. Zo staat alle informatie bij elkaar en weet je precies wat je kan declareren bij de klant.

Wil je nog meer te weten komen over tijdsregistratie? Bekijk dan ook onderstaande video.

Eerder schreven wij al over tijdschrijven. Klik hier om deze blog te lezen.