Hoe je snel en simpel je werkbonnen digitaliseert

Plan jij nog met oude vertrouwde papieren werkbonnen? Wij hebben de oplossing voor jou. Door je werkbonnen te digitaliseren vereenvoudig je het werk voor de binnen en buitendienst. Zo hoef je niet meer opdrachten over te typen, te zoeken naar kwijtgeraakte werkbriefjes en tijd te verliezen door administratieve rompslomp.

Ga aan de slag met de digitale werkbon software van vPlan. Door middel van vPlan en de buitendienst app, vPlan Go, kun je jouw werkbonnen en je gehele planningsproces digitaliseren. Op deze manier voorkom je onrust en zijn jij en je collega's altijd op de hoogte van elkaar. Hoe kun je vPlan inzetten? We laten je het zien aan de hand van de volgende stappen:

1. Visualiseer je digitale werkbon

Als planner maak je de werkbon aan en voeg je alle relevante opdracht informatie toe. De opdracht wordt binnen vPlan ook wel een 'kaartje' genoemd. Voeg de juiste medewerker toe aan het kaartje en vul velden in zoals klantgegevens, bezoekadres, materialen checklist enz.

Gebruik jij een ERP-systeem of boekhoudsysteem, zoals bijvoorbeeld Exact, Snelstart of Afas? vPlan is gemakkelijk te koppelen waardoor je orders en werkbonnen rechtstreeks vanuit je ERP kan inplannen binnen vPlan. Zo krijg je nog minder handmatig werk. Lees hier meer over onze integraties.

2. Plan je werkbon in je planbord

Zodra je de informatie hebt toegevoegd aan je werkbon kan deze ingepland worden. Plan de opdracht in bij de juiste persoon op de gewenste dag. Zie precies bij wie er nog ruimte zit in de planning. Hou zelfs eventueel rekening met competenties. Heb je groot materieel nodig, zoals bijvoorbeeld een kraanwagen? Maak je materieel als resources aan en maak je planning compleet.

3. Bereken de optimale route

Moeten je medewerkers naar meerdere locaties op één dag? Krijg met één klik op de knop de meest optimale route. Wil je de volgorde van de route veranderen? Verschuif dan de kaartjes snel en gemakkelijk en zie hoe je routeplanning veranderd.

4. Selecteer je werkbon

Je begint met je werkdag en kijkt gemakkelijk in de vPlan Go app welke werkbon(nen) er vandaag voor je open staan. Lees de omschrijving van de opdracht en de eventueel geplaatste opmerkingen van je collega's. Klik op de werkbon, pas de status aan en verzamel de benodigde materialen.

5. Naar de klus

In de werkbon vind je de locatie van je werkzaamheden. Klik op het adres en Google Maps wordt geopend. Start de route naar je bestemming.

6. Ga aan de slag met je werkbon

Je bent gearriveerd en kan je kunt starten met de klus. Met een druk op de startknop en begint de teller te lopen. Je tijd wordt automatisch bijgehouden.

7. Vink je taken af

Ben je klaar met een taak? Vink deze af in de checklist. Vergeet zo nooit een taak over te slaan.

8. Communiceer met je collega's

Heb je toch nog een vraag aan je collega's. Plaats een opmerking in de werkbon en tag je collega. Je collega krijgt direct een melding en is op de hoogte van je vraag.

9. Voeg bijlages toe

Maak een foto van je werk en voeg deze aan de werkbon toe. Deze foto wordt direct zichtbaar. Zo hebben jij en je collega's alle informatie op één plek en kun je alles snel en eenvoudig terugvinden.

10.  Klaar met werken?

Ben je klaar met je klus? Stop de tijdregistratie. Pas de status aan van de werkbon zodat ook je collega's op de hoogte zijn.

11. Teken de werkbon af

Voeg ten slotte gemakkelijk een handtekening toe met ons tekenveld. Zo weten je collega's dat het werk is afgerond. Ook is het mogelijk om het tekenveld te gebruiken voor een situatieschets.

Jouw ideale werkbon app - vPlan Go

Stuur je team op pad met de vPlan Go app. Met deze werkbon app hebben je medewerkers de planning altijd in de broekzak en kunnen ze terplekke updates geven en tijdschrijven. Meer informatie? Check onderstaande video.👇

Wil jij ook af van je digitale werkbonnen? Probeer vPlan dan vandaag nog 14 dagen gratis!