Obeya in projectmanagement: brug tussen strategie en uitvoering

In dit artikel:

1. Wat is Obeya?
2. De ‘Strategy wall’
3. De ‘Deliver value wall’
4. De ‘Drive performance wall’
5. De ‘Improvement wall’
6. De Obeya-principes
7. Obeya in vPlan
8. Extra: Een effectieve Obeya in 7 stappen

1. Wat is Obeya?

Obeya, een term die zijn oorsprong vindt in Japan, is veel meer dan alleen een ruimte of een methode. Het is een holistische benadering van projectmanagement die is gericht op het creëren van een omgeving waarin strategie en uitvoering naadloos samenkomen.

In essentie is Obeya een fysieke of virtuele ruimte waarin teams samenwerken, informatie delen, beslissingen nemen en voortgang bewaken, alles met als doel de organisatiedoelstellingen te realiseren. Het is een krachtig instrument dat duidelijkheid, afstemming en samenwerking bevordert, waardoor organisaties wendbaarder en succesvoller worden in het realiseren van hun doelen.

In een Obeya wordt informatie visueel weergegeven volgens enkele kernprincipes:

• Het biedt medewerkers helder inzicht in de visie en doelen van de organisatie;
• Het toont de workflow en helpt bij het identificeren van knelpunten;
• Het geeft in één oogopslag inzicht in de prestaties van de organisatie;
• Het biedt een overzicht van lopende verbeteringen om op koers te blijven;
• Het verduidelijkt de verwachtingen die aan elke medewerker worden gesteld.

2. De ‘Strategy wall’: Duidelijkheid en afstemming

Stel je voor: een ruimte waar de essentie van jouw organisatie in één oogopslag te zien is. Dit is de kern van Obeya. Met de 'Strategy Wall' wordt de strategie visueel weergegeven, waarbij leiders en teams consequent dezelfde richting opgaan en samenwerken aan een gedeelde visie.

Maar Obeya is meer dan alleen het projecteren van doelen op muren; het is een cultuur van helderheid en afstemming die tot in de haarvaten van de organisatie doordringt. Hier komt vPlan om de hoek kijken, waarbij je niet alleen de strategische doelen integreert in je planning, maar ook de voortgang bewaakt en aanpast aan de dynamiek van je organisatie.

3. De ‘Deliver value wall’: Naadloze coördinatie

De 'Deliver value wall' vormt een essentieel onderdeel van de Obeya-methodologie, waarbij inzicht wordt verkregen in alle verschillende activiteiten en taken waaraan teams werken. Deze muur biedt een totaaloverzicht van alle aspecten die bijdragen aan de waardecreatie binnen de organisatie, inclusief hun onderlinge afhankelijkheden.

Tip: In een planbord in vPlan vind je allerlei handige tools om je virtuele Obeya in te richten. Zo is elke taak een kaartje in vPlan. Aan elk kaartje kun je medewerkers koppelen, chatten, checklists uploaden, belangrijke informatie toevoegen, vervaldata toevoegen, formulieren toevoegen en nog veel meer. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren en heeft iedereen alle informatie op één plek.

4. De ‘Drive performance wall’: Prestatiemonitoring

In een wereld die continu verandert, is het cruciaal om de vinger aan de pols te houden. De 'Drive Performance Wall' biedt realtime inzicht in de prestaties, waardoor managers op data gebaseerde beslissingen kunnen nemen en snel corrigerende maatregelen kunnen treffen.

Maar Obeya gaat dieper dan alleen het monitoren van prestaties; het is continu verbeteren en aanpassen aan veranderende omstandigheden. Met vPlan heb je de tools in handen om niet alleen de prestaties te meten, maar ook om proactief te reageren op veranderingen en je projecten op koers te houden.

5. De ‘Improvement wall’: Klantgerichte optimalisaties

In een wereld die draait om de klant, is het essentieel om klantbehoeften centraal te stellen. De 'Improvement Wall' richt de schijnwerpers op de klantreis, waarbij teams worden aangemoedigd om continu te streven naar verbetering en innovatie.

Obeya is een toewijding aan het leveren van waarde aan elke stakeholder, van klanten tot medewerkers en partners. Met vPlan kun je niet alleen de klantreis in kaart brengen, maar ook de nodige acties ondernemen om deze te verbeteren en te optimaliseren, waardoor je organisatie een echte klantgedreven cultuur omarmt.

6. De Obeya-principes

Om de methode van Obeya wereldwijd te verspreiden, zijn er 11 principes in het leven geroepen door de Obeya Association. Deze zijn te verdelen in vier secties:

1. Mindset
2. Alignment
3. Workspace
4. Content

We bespreken de secties met bijhorende principes hieronder.

Mindset

• Mensen komen samen in de Obeya om respectvol te leren en te handelen op basis van belangrijke informatie;
• Mensen zijn enthousiast en gemotiveerd om continu te verbeteren en bereid om obstakels weg te nemen die ze tegenkomen.

Alignment

• In de Obeya communiceren we duidelijk over ons bestaansrecht;
• Het bestaansrecht is duidelijk verbonden met de strategie door middel van betekenisvolle doelen;
• De Obeya verbindt onze strategie met de uitvoering en legt de nadruk op klantwaarde en -ervaring;
• De meetings in de Obeya zijn afgestemd op het ritme van de organisatie.

Workspace

• Visualisaties in de Obeya sturen de logische en praktische stroom van informatie en gesprekken;
• De Obeya weerspiegelt de workflow van begin tot eind;
• De Obeya is een praktische en aantrekkelijke ruimte dichtbij de werkvloer (of een virtuele ruimte die altijd en overal toegankelijk is voor alle betrokkenen, zoals vPlan).

Content

• In de Obeya gebruiken we bewijs gebaseerd op analyse om beslissingen te nemen;
• Data-eigenaren zorgen ervoor dat data eenvoudig te begrijpen, direct beschikbaar, actueel en visueel aantrekkelijk is. In vPlan wordt dit al voor je gedaan in het planbord 'Analyse'.

7. Obeya in vPlan

vPlan biedt een uitstekende oplossing die naadloos aansluit bij de principes van Obeya. Met planborden creëert vPlan een digitale versie van de fysieke muren die kenmerkend zijn voor Obeya-ruimtes. Deze planborden dienen als centrale hubs waar teams samenwerken, informatie delen en de voortgang van taken en projecten bewaken.

Net zoals de muren in Obeya-ruimtes, bieden de planborden van vPlan een overzicht van alle lopende activiteiten, mijlpalen en afhankelijkheden binnen de organisatie. Teams kunnen gemakkelijk zien wie aan welke taken werkt, wat de status van elk project is en hoe deze projecten bijdragen aan de overkoepelende strategische doelstellingen.

Door de visuele weergave van taken en projecten helpt vPlan bij het creëren van duidelijkheid en afstemming, waardoor teams effectiever kunnen samenwerken en beter kunnen inspelen op veranderingen. Bovendien biedt vPlan functies voor realtime updates en statussen, waardoor teams altijd beschikken over actuele informatie voor geïnformeerde besluitvorming.

Kortom, vPlan voorziet in de behoefte aan een digitale Obeya-omgeving door middel van zijn intuïtieve planborden, waardoor organisaties kunnen profiteren van verbeterde samenwerking, transparantie en efficiëntie in hun projectmanagementprocessen.

Geïntrigeerd door de Obeya-methode in vPlan? Maak een gratis proefomgeving aan en begin vandaag nog met het managen van je projecten in vPlan!

8. Extra: Een effectieve Obeya in 7 stappen

Ben je klaar om een krachtige en effectieve Obeya te implementeren? Met deze 7 stappen ben je al op de goede weg!

1. Creëer een gedeelde visie: Neem de tijd om samen het gemeenschappelijke doel en de principes van Obeya te begrijpen. Een gedeelde visie legt de basis voor succes.
2. Stel duidelijke doelen: Definieer heldere doelen en meetbare prestatie-indicatoren, zodat iedereen weet welke richting ze opgaan.
3. Ontwerp een inspirerende ruimte: Geef de Obeya een boost door de ruimte slim te ontwerpen en het werk visueel te maken. Dit stimuleert samenwerking en creativiteit.
4. Verzamel de juiste data: Zorg ervoor dat je over de juiste gegevens beschikt om een vliegende start te maken. Goede informatie is de sleutel tot effectieve besluitvorming.
5. Bepaal een ritme en routines: Stel een regelmatig overlegschema in en definieer routines. Dit houdt de voortgang op peil en zorgt voor betrokkenheid van het team.
6. Lanceer en oefen: Geef een kick-start met een inspirerende aftrap en begin met het inoefenen van de routines. Op die manier wordt het team vertrouwd met de werkwijze.
7. Streef naar voortdurende verbetering: Ga aan de slag met het verbeteren van zowel de gesprekken als de inhoud van de Obeya. Door open te staan voor feedback en te blijven leren, blijf je groeien.

Obeya is slechts één manier om projectmanagement te stroomlijnen. Lees ook onze andere inspiratieblogs over projectmanagement om te kijken welke methode het beste bij jou past.