Optimaal documentbeheer met formulieren in vPlan

In dit artikel:
1. Voordelen digitale formulieren
2. Zelf formulieren samenstellen
3. Digitale formulieren gebruiken in vPlan
4. Hoe gebruiken onze klanten formulieren in vPlan?
5. Stel handige workflows in met vPlan

1. Voordelen digitale formulieren in vPlan

Het kunnen toevoegen, bewerken, bewaren en delen van formulieren in vPlan is een uitkomst voor veel bedrijven die op locatie werken of bedrijven die bijvoorbeeld veel met kwaliteitscontroles of bepaalde procedures werken. Gooi de pen en papier maar in de prullenbak, want dankzij de toevoeging van digitale formulieren kun je offline & online werken met de juiste documenten.

Naast het feit dat je niet meer met papieren hoeft te werken, wat onoverzichtelijk kan zijn, heb je altijd de laatste versie van je documenten bij je. Ook handig voor je andere collega's, klanten en eventuele andere partijen.

Maar digitale formulieren kennen nog meer voordelen:
✅ Voorkom invoerfouten;
✅ Eenvoudig te delen, ook buiten je organisatie;
✅ Behoud overzicht met hoofd- en subformulieren;
✅ Eenvoudig documentbeheer en dossierbeheer;
✅ Altijd & overal toegankelijk;
✅ Simpel en snel informatie bundelen, werk aftekenen, bijlagen uploaden en meer!

En door vaste invoervelden in te stellen vergeet je nooit meer belangrijke informatie in te vullen terwijl je op locatie bent, hoe hectisch de dag ook is. De formulieren in vPlan zijn geheel naar wens in te richten en je kunt zelfs je eigen huisstijl toevoegen aan het document. Daarover hieronder meer.

2. Zelf formulieren samenstellen

Een digitaal dossier in je eigen huisstijl oogt professioneel en werkt flexibel. Bovendien maakt het je werk een stuk efficiënter. Tablet Forms maakt het mogelijk om templates in je eigen huisstijl te laten maken.

Naast een professionele representatie van je bedrijf, kan je het formulier inrichten zoals je zelf wilt. Kies bijvoorbeeld velden voor:
1. Het toevoegen van bijlagen, zoals foto's of video's;
2. Het vastleggen van je GPS-locatie;
3. Het maken van berekeningen;
4. Het zetten van handtekeningen;
5. Het toevoegen van optielijsten en nog veel meer.

3. Digitale formulieren gebruiken in vPlan

Je kunt gebruik maken van digitale formulieren in vPlan als je het basispakket of hoger hebt afgesloten. Let op: digitale formulieren zijn een add-on in vPlan. Je kunt je huidige pakket hiermee uitbreiden.

We vertelden al dat een formulier geheel naar jouw wens kan worden ingericht. Het is mogelijk om verschillende velden toe te voegen aan een formulier en deze verplicht te maken. Als je behoefte hebt aan een specifiek formulier, kijken we samen met onze partner Tablet Forms naar jouw wensen en eisen. Binnen 5 werkdagen heb jij een op maat gemaakt formulier voor je bedrijf, compleet met logo. Dit formulier kun je direct gebruiken in vPlan.

Formulier toevoegen aan plankaartje
Er zijn meerdere manieren om automatisch een formulier aan je plankaartje toe te laten voegen. Denk hierbij aan een label, status, fase of een persoon die je aan het kaartje toevoegt.

Bijvoorbeeld: Als je (of jouw planner) het label 'inspectie' geeft aan een plankaartje, kan je er bijvoorbeeld voor kiezen dat er dan automatisch een inspectieformulier wordt toegevoegd aan het kaartje.

Zo zien je werknemers op locatie direct welke opdrachten een inspectie behoeven. En als ze het betreffende kaartje openen, hebben ze altijd het meest recente formulier bij de hand. Super handig!

Formulier toevoegen aan kaartje door middel van automatisering
Je kunt ook gebruik maken van een automatisering. Zo wordt er automatisch een bepaald formulier toegevoegd aan een kaartje als je bijvoorbeeld de status wijzigt van een opdracht. Ook hier wordt dan een label toegevoegd aan het kaartje. Aan dit label is dan weer een formulier gekoppeld.

Is dit allemaal een beetje overweldigend? Geen zorgen, we stellen de formulieren samen in zodat ze gebruiksklaar voor je zijn.

4. Hoe gebruiken onze klanten formulieren in vPlan?

We hebben nu uitgelegd wat digitale formulieren zijn, hoe je ze in kunt richten en hoe je ze gebruikt in vPlan. Tijd voor wat leuke voorbeelden uit de praktijk! Al vele klanten van ons werken namelijk al zeer succesvol met formulieren in vPlan. We nemen BigAirbag, Bouwdeck en BHS Nutrition als voorbeeld.

BigAirbag

BigAirbag heeft twee formulieren ontwikkeld: een 'visit report' en een checklist van het product. Bij het formulier 'visit report' wordt de installatie op locatie beoordeeld. Zo waarborgt BigAirbag de veiligheid van hun producten. Bij het formulier 'checklist product' wordt er bij ontvangst van het product gecontroleerd of het aan alle eisen voldoet. Dit doen ze omdat de productie voornamelijk wordt uitbesteed.

Er wordt hierbij veel gebruik gemaakt van verplichte invoervelden. Deze moeten worden ingevuld voordat er een workflow kan worden gestart. Dit is met name om de compleetheid van de inspectie te waarborgen. Een ander bijkomend voordeel is dat alle informatie, inclusief foto's, direct beschikbaar is. Zo kan iemand op afstand eenvoudig beoordelen of de situatie veilig is of niet.

Bouwdeck

Een ander voorbeeld uit de praktijk is Bouwdeck. Als je zelf in de bouwbranche zit, dan ben je ongetwijfeld op de hoogte van de Wet kwaliteitsborging. Bouwdeck heeft een formulier voor de Wkb laten ontwikkelen. Hiermee kunnen ze eenvoudig belangrijke informatie omtrent de Wkb vastleggen.

Bijvoorbeeld: Elk dakelement moet volgens een vaste procedure in elkaar worden gezet en worden gecontroleerd. Aan elk bouwnummer wordt automatisch een Wkb-formulier toegevoegd. Hiermee voldoet Bouwdeck altijd aan de gestelde eisen van deze wet en aan de interne kwaliteitsborging.

Daarnaast gebruiken zij ook formulieren om de kwaliteit van hun productieproces te waarborgen. Elk onderdeel moet worden afgetekend voordat er aan een volgende fase kan worden begonnen (zie hierboven).

BHS Nutricion

Nog eentje dan om af te sluiten! BHS Nutricion is gespecialiseerd in het produceren en verpakken van tabletten, capsules, softgels en liquidcaps. Bedrijven die actief zijn in de pharma- en foodsector, moeten hun productieproces inrichten volgens FSSC-richtlijnen (Food Safety System Certification). De FSSC 22000 is een voedselveiligheidstandaard voor de gehele voedingsmiddelenindustrie. Het nastreven van deze richtlijnen is nauwkeurig werk.

Vaak krijgen dit soort bedrijven te maken controles en audits van hun klanten. Traceerbaarheid binnen het productieproces is hierbij key. Men moet kunnen aantonen dat alle stappen in het productieproces zijn verlopen zoals zou moeten. Bijvoorbeeld: voordat gestart wordt met productie, moet de productielijn worden schoongemaakt en mag er niets meer van een vorige order aanwezig zijn. Deze 'lineclearance' moet worden afgetekend, eventueel worden er zelfs foto's gemaakt ter controle.

Zo dient iedere stap in het productieproces te worden verantwoord, inclusief het vastleggen welke batches aan grondstoffen zijn gebruikt, hoeveel eindproducten zijn gemaakt en hoeveel grondstof daarvoor is gebruikt (hoeveelheidscontroles).

BHS maakt gebruik van formulieren voor het vastleggen van bepaalde batches voor de productie van supplementen. Hiermee garanderen ze de traceerbaarheid van batches. Iedere stap in het productieproces wordt vastgelegd. Pas als een stap correct is afgerond, kan men door naar de volgende stap. Als de status van de order wordt gewijzigd in vPlan wordt er automatisch een formulier toegevoegd met informatie die hoort bij de volgende stap.

De informatie die al bekend is in hun ERP, Exact, wordt gelijk toegevoegd aan het formulier. Denk hierbij aan de batchnummers en klantinformatie. Daarmee heeft BHS grip op hun proces, op de kwaliteit én documenteren ze correct.

5. Stel handige workflows in met vPlan

Heb je het formulier volledig ingevuld? Verzend het direct als PDF via de mail. Of stel een workflow in, zodat formulieren automatisch naar bepaalde personen worden gemaild of op de juiste locatie worden opgeslagen, bijvoorbeeld in Sharepoint.

Conclusie: formulieren maken je werk eenvoudiger
We kunnen met zekerheid stellen dat het werken met formulieren in vPlan het uitvoeren van je werk veel eenvoudiger maakt. De kans op foutieve invoer is veel kleiner, het bespaart je tijd en het staat professioneler dan papieren formulieren. Bovendien heeft iedereen altijd de laatste versie bij de hand. En eerlijk gezegd is het ook gewoon leuker om zo eenvoudig met formulieren te kunnen werken.

Dus, waar wacht je nog op? Optimaliseer je workflow en houd grip op je projecten!