De beste projectplanning voor architecten, hoe ontwerp je die?
Een architectenbureau heeft per project verschillende taken. Hierdoor kan het overzicht in de planning snel kwijt raken. vPlan biedt de oplossing voor dit probleem. Lees in deze blog hoe jij je architectenplanning op orde kan krijgen met vPlan.
Voordat de bouw of verbouwing van een woning begint, heeft een architectenbureau er vaak al een heel proces opzitten, van ontwerp tot uitvoering. Om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen is een duidelijke planning van projecten van essentieel belang.
Hoe maak je een goede projectplanning?
Creëer overzicht en rust
Door een goede planning te maken weet je precies wat je te wachten staat. Hierdoor weet je waar je je op moet focussen en word je minder snel afgeleid. Ook geeft het je rust, je hoeft alle to-do's niet meer te onthouden. Daarnaast geeft een visuele planning je een duidelijk en goed overzicht. Creëer een visueel overzicht door hoofd en bijzaken te onderscheiden en kleur te gebruiken in je planning.
Plan je collega's in
Zorg dat al je collega's duidelijk hebben wie waar verantwoordelijk voor is. Plan collega's in op hun taken. Zo weten zij waar ze mee bezig kunnen en krijg jij inzicht in de capaciteit van je medewerkers.
Verzamel belangrijke informatie digitaal
Zorg dat je belangrijke informatie per klant digitaal bij elkaar houdt. Zo heb je alles samen op één plek en raak je niks kwijt. Zoals contactgegevens, bouweisen, wensen en behoeften, maar ook bijlages. Van ontwerptekeningen, moodboards tot gemeentelijke kwaliteitseisen.
Creëer buffers
Binnen het ontwerpproces heb je altijd te maken met onvoorziene zaken. Denk aan de uitwisseling van de verschillende tekeningen. Hierbij weet je niet altijd wanneer je feedback terug kan ontvangen. Ook gemeentelijke controles kunnen langer duren dan verwacht. Uit ervaring weet je dat je hier rekening mee moet houden. Plan daarom een buffer en de nodige flexibiliteit in. Zo kan je de planning later efficiënt verschuiven wanneer dit nodig is.
Plan in fases
Weet precies in welke fase jouw ontwerp zich bevindt door de verschillende processtappen te plannen per project. Zo kun je goed in de gaten houden of het project op schema loopt. Door in fases te plannen vergeet je geen stap en creëer je meer rust. De meest gebruikte fases binnen het ontwerp proces van architecten hebben we voor je opgesomd.
- Kennismaking en oriëntatiegesprek
De meeste architectenbureaus beginnen met een oriëntatiegesprek. In dit gesprek wordt vaak gekeken naar de smaken en wensen van de klant. Op basis van deze wensen wordt direct een briefing en ruwe schets gemaakt. De woonwensen worden in een Programma van Eisen gezet. - Uitwerken schetsontwerp (SO)
Nadat het oriëntatiegesprek heeft plaatsgevonden wordt de ruwe schets verder uitgewerkt in een schetsontwerp. Daarmee krijgt de verschijningsvorm langzaam gestalte. Hoofdindelingen worden verfijnd, kleuren en materialen worden toegevoegd. Tijdens het schetsontwerp wordt vaak ook al een calculatie opgesteld om grip te houden op het beschikbare budget. - Voorlopig ontwerp (VO)
Wanneer de klant akkoord gaat met het schetsontwerp wordt er gestart met het voorlopig ontwerp. Alle woonwensen en ontwerpbeslissingen komen samen en een goed beeld van de uiteindelijke woning wordt gecreëerd. Denk hierbij aan plattegrondtekeningen, doorsnedes, situatietekeningen en gevelaanzichten. Eventueel kun je het ontwerp in 3D bekijken. Deze fase biedt nog alle gelegenheid om aanpassingen te doen aan het ontwerp. - Definitief ontwerp (DO)
Een definitief ontwerp is het vervolg op een goedgekeurd voorlopig ontwerp. De centrale vraag is niet wat er gemaakt moet worden, maar hoe? Het definitief ontwerp is een uitbouw en meer gedetailleerd van het voorlopig ontwerp. De ruimtelijke relaties, verschijningsvorm, hoofdmaatvoering en de materialen worden vastgelegd. Tijdens deze fase wordt het ontwerp getoetst en vervolgens ook de technische- en werktekeningen van het ontwerp vervaardigd. - Bouwaanvraag
De bouwvergunning is onderdeel van de omgevingsvergunning en moet daarom bij verschillende onderdelen van gemeentelijke afdelingen getoetst worden, zoals de stedenbouwkundige toetsing aan het bestemmingsplan tot de bouwbesluittoetsing. Het is nu wachten tot de gemeente toestemming geeft om de bouw te starten. Hier heeft de gemeente 8 weken voor. Soms vraagt de gemeente om extra gegevens over de bouw. Als de gemeente akkoord is, wordt de vergunning verleend. Dit wordt nog gepubliceerd in een nieuwsblad. Hier kan 6 weken bezwaar tegen worden ingediend. - Bouw en begeleiding
Wanneer de bouwvergunning is verleend, kan de bouw starten. Tijdens de uitvoering kan de architect ingeschakeld worden voor bouwbegeleiding en advies om de opdrachtgever bij te staan. Daarnaast kan hij onvoorziene problemen gladstrijken en de esthetische kwaliteit van de diverse aansluitingen waarborgen.
Architectenplanning in vPlan
Het proces dat een architect doorloopt bestaat dus uit details en is beïnvloedbaar door verschillende factoren. Dit maakt de planning van een architectenbureau bewerkelijk. Lees hieronder hoe je inzicht krijgt in je volledige ontwerpproces met vPlan.
Al je projecten in een duidelijk overzicht met onze strokenplanning
Door middel van de tijdlijn creëer je een visueel overzicht en krijg je inzicht in je projecten. Bekijk de planning van je projecten weken vooruit en plan ze over meerdere dagen, weken of maanden.
Krijg de flexibiliteit die je nodig hebt
Duurt de bouwaanvraag langer dan verwacht? Of zijn er andere struikelblokken die ervoor zorgen dat het proces langer duurt? Wijzig de start- en einddatum gemakkelijk door de stroken te verslepen of door ze langer of korter te maken. Zie direct wat dit doet met deadlines en capaciteit.
Inzicht in je capaciteit
Met vPlan is het mogelijk om te plannen op capaciteit. Koppel je architecten aan je verschillende projecten en krijg direct inzicht in je capaciteit. Zo voorkom je verassingen en weet je wanneer je team beschikbaar is en wanneer niet.
Leg belangrijke projectinformatie vast
Het gaat vaak om de details. Leg daarom alle belangrijke gegevens vast in kaartjes. Voeg contactgegevens van de klant toe en koppel je collega's aan taken. Voeg daarnaast ook belangrijke bijlages toe zoals toetsing, bouwbesluit, technisch blad en perceel. Ook is het mogelijk om checklists toe te voegen aan je projecten. Op deze manier kan je gemakkelijk de voortgang van je werk bijhouden.
Schrijf tijd en heb grip op je declarabiliteit
Met zowel vPlan Go als de desktopversie kun je eenvoudig je gewerkte uren, pauzes en reistijd registreren. Door tijd te schrijven op projecten krijg je inzicht in de realisatie van je budgetten.
Bekijk de planning per medewerker, status of tekenfase
Krijg snel overzicht over al je projecten met onze verschillende weergaven. Bekijk de planning per medewerker, status of fase. Krijg grip op de voortgang van taken en mis geen deadlines meer.
Met één blik op de planning inzicht in details
Door over een kaartje heen te bewegen met je muis, zie je direct welke details jouw project bevatten. Op deze manier heb je overzicht en inzicht in de details.
"Dankzij vPlan hebben we grip op de planning"
"We hebben een goed overzicht welke projecten en werkzaamheden op de planning staan. We kunnen klanten beter inlichten over onze planning en we kunnen betere beloftes maken naar onze klanten volgens Roxanne Leysen, eigenaresse van Architectenbureau Leysen.
Benieuwd welke voordelen Architecten bureau Leysen nog meer behaald? Lees snel verder!
vPlan biedt vele mogelijkheden voor het plannen van jouw ontwerp projecten. Wil je vPlan zelf uitproberen? Maak dan vandaag nog een gratis proefaccount aan!