Smits Vastgoedzorg gebruikt vPlan om meer dan 80 ketenpartners in te plannen

Smits Vastgoedzorg

In de dynamische wereld van vastgoedbeheer en -onderhoud staat Smits Vastgoedzorg al sinds 1925 garant voor resultaatgerichte dienstverlening. Als specialist in planmatig onderhoud, groot onderhoud, energetische maatregelen en diverse vastgoedservices, waaronder mutatieonderhoud en transformaties, heeft het bedrijf zijn sporen verdiend. Met een indrukwekkend portfolio, waaronder projecten als de Euromast, is Smits Vastgoedzorg een gevestigde naam in de sector.

Wat waren de grootste uitdagingen?

Voor de komst van vPlan hanteerde Smits Vastgoedzorg een mix van papieren projectmappen en complexe Excel-planningen. Naarmate het bedrijf groeide werd deze werkwijze log en foutgevoelig. Het bedrijf worstelde met verschillende programma's die niet naadloos op elkaar aansloten. Excel groeide uit zijn jasje. De behoefte ontstond om diverse planningen samen te voegen en te zoeken naar een geïntegreerde oplossing.

“Excel werkt tot het niet meer werkt.” - Wilco de Moet

Oplossing voor Smits

We spreken met Wilco de Moet, bedrijfsleider vastgoedservice: "Het werkt tot iets niet meer werkt. Excel werd traag en het is niet live. We gebruikten veel verschillende systemen, een administratief programma, projectmappen en planningen... Hoe voegen we dat allemaal samen, vroegen we ons af. vPlan biedt flexibiliteit in het beheren van verschillende soorten planningen, wat voor ons echt van meerwaarde is. De overgang verliep stapsgewijs, eerst intern en later naar externe partijen. De mogelijkheid om dezelfde planning in een balkenplanning en een kalender te bekijken, vinden we erg fijn. Daarnaast sprak de flexibiliteit en het live inzicht ons erg aan”.

Hoe zet Smits vPlan in?

Wilco vertelt over de inrichting van vPlan. “We maken gebruik van meerdere planborden – momenteel zijn het er zeven - en diverse weergaven. We hebben bijvoorbeeld een planbord voor alle interne medewerkers en eentje voor de ketenpartners. Een planbord waarin alle badkamer-, keuken- en toiletrenovaties worden gepland en een planbord met projecten. Daarnaast hebben we een planbord voor mutaties en nazorg.”

Hoe behoudt hij het overzicht tussen de planborden? Hij vertelt: “Het eenvoudig en snel kunnen wisselen tussen de planborden en de verschillende weergaven is echt een pre. Ook in de app heb ik elke dag live inzicht. De ketenpartners waarmee we samenwerken, hebben ook (beperkt) toegang tot hun eigen planbord. Zo ziet iedereen wat voor hen van belang is. Wat ik vooral fijn vind van vPlan is de flexibiliteit. Je kunt vPlan precies zo inrichten zoals jij het wilt, zodat je enkel ziet wat je graag wilt zien. Daarmee behoud ik het overzicht.”

Supersnel opdrachten aanmaken

Vooralsnog gebruikt Smits Vastgoedzorg vPlan als standalone, dus zonder ERP-systeem. Alle opdrachten maken ze in vPlan aan. Wilco vertelt hoe dat precies in z’n werk gaat: “In de backlog staat een standaard format van een opdracht klaar. Stel: we moeten een badkamerrenovatie inplannen. We gebruiken het format en voegen het label ‘badkamer toe’. Vervolgens worden alle werkzaamheden als activiteiten, met voorcalculatie, aan het opdrachtkaartje in vPlan toegevoegd. Vervolgens worden de opzichters toegevoegd, zo is het direct inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor de opdracht.”

Hij gaat verder: “Ook bij garantieklachten maken we een kaartje aan. Deze vullen we met alle informatie. Dan veranderen we de status naar ‘afspraak maken’, waardoor er automatisch een mailtje naar de onderaannemer gaat. Als er een afspraak is gemaakt, hang ik een datum aan het kaartje. Zo zie ik eenvoudig wanneer iemand begint.”

Veel inzicht dankzij verschillende weergaven

Wilco is één van de weinige personen die alle weergaven inzet. Hij vertelt: “In de basis gebruiken we de tijdlijn, maar we maken ook gebruik van de lijst, kalender, analyse en Kanban. Bij nieuwbouwprojecten zijn er diverse disciplines nodig voor de afwerking van complexen. De verschillende weergaven bieden hierbij uitkomst. Op resourceniveau kunnen we bijvoorbeeld naar een schilder kijken en zien hoeveel hij te doen heeft op een dag. Je hebt dus inzicht op detailniveau en overzicht over de bredere tijdlijn. Als er iets niet is gelukt, kunnen we ook gelijk inzien of het invloed heeft op de andere disciplines. Zij worden ook gelijk op de hoogte gesteld als er zaken verschuiven. Erg handig.”

Handige automatiseringen

Smits maakt gebruik van enkele handige automatiseringen die tijd besparen en handmatige acties verminderen. Bijvoorbeeld: als de label ‘on hold’ wordt toegevoegd aan een woning, dan krijgen alle betrokkenen automatisch een mail dat de woning on hold staat. Of als er een resource wordt toegevoegd, wordt deze ook automatisch een volger (volgers ontvangen automatisch updates van elke wijziging binnen een opdracht). Zo mis je als betrokkene geen enkele update.

Ervaring van de ketenpartners

Het bedrijf maakt nu gebruik van uitgebreidere informatie en ervaart tijdsbesparing. Het live monitoren van taken en automatisch verzenden van meldingen bij statuswijzigingen hebben de efficiëntie aanzienlijk verbeterd.

De resultaten zijn indrukwekkend:

• Tijdsbesparing;
• Eenvoudige automatiseringen;
• Betere monitoring;
• Soepele communicatie met ketenpartners en andere partners.

Wilco: “Het kostte voorheen erg veel tijd om na te kijken of iedereen zijn afspraken wel nakwam. Soms blijkt dat er opdrachten nog niet volledig zijn afgerond of zijn er nog verbeterpunten na de inspectieronde. De onderaannemer werd dan opgebeld en er werd verteld wat er gedaan moest worden. Het is was dan de vraag wanneer het was gedaan. De uitvoerder reed vervolgens rondes om de woningen wederom te checken. Soms kwam je vier dagen later in een woning en zag je dan pas dat er niks was gedaan. Heel frustrerend.”

Hij gaat verder: “Nu zie je in de ochtend direct wat klaar is en wat niet. Ook de ketenpartners zijn te spreken over vPlan. De overstap ging heel vloeiend. We gingen overal één keer langs om te laten zien hoe het in elkaar zat. Planners gebruiken de desktopversie, monteurs de app. Monteurs misten wel eens een meterkastlijst, deze zit nu standaard in de app. Ook uploaden ze eenvoudig foto’s van serviceonderhoud in de app. Ideaal. Ze hebben altijd alle informatie bij de hand”, aldus Wilco.

“Zonder vPlan hadden we niet zo snel kunnen groeien.” - Wilco de Moet

Ook opdrachtgevers blijven realtime op de hoogte

Willco vult aan: “We hebben ook opdrachtgevers met veel appartementencomplexen. Deze grote projecten worden gevisualiseerd in een planbord van vPlan. Opdrachtgevers krijgen een alleen-lezen account bij deze planborden, zodat ze planning en voortgang kunnen inzien. We merken dat opdrachtgevers het erg prettig vinden dat we op deze gestructureerde wijze werken en dat we transparant zijn over de planning. Dat zien we ook terug in onze aanbestedingstrajecten.”

Voordelen voor Smits

Wilco is met name te spreken over de flexibiliteit van het programma. “Je kunt precies instellen welke kolommen je wil zien in je planning en welke niet, en dat kan iedereen voor zichzelf instellen. vPlan wisselt lekker snel tussen de planborden en weergaven. En dat het live is, is super. Zo mist niemand meer wat. De communicatie met de ketenpartners en andere partners is sterk verbeterd. Automatiseringen zijn eenvoudig in te stellen. Het overzicht is erg prettig. Het zoeken gaat heel snel en eenvoudig. Ik hou graag de voortgang van projecten in de gaten en dat kan met statussen heel goed. Zonder vPlan hadden we niet zo snel kunnen groeien en hadden we meer fte’s nodig gehad. Alles is veel beter te managen nu. Dit bespaart ons veel tijd. Kortom: een aanrader voor groeiende bedrijven met veel planningen en externe partijen!”, besluit Wilco.

Wilco, bedankt voor je tijd en het interessante gesprek!